Bármelyik érintett megkeresheti a mediátort telefonon, e-mailben vagy a honlapon keresztül. Munkahelyi mediációban gyakran előfordul, hogy a megkeresés a vezetőtől vagy a HR munkatárstól érkezik. Ilyenkor a mediátor keresi meg az érintetteket.

A mediációra csak akkor kerülhet sor, ha abba az összes érintett beleegyezik.

Az előkészítő szakasz célja a mediáció feltételeinek megbeszélése. Az érintettek külön beszélnek a mediátorral. A mediátor feltérképezi a felek közötti kapcsolatot, a konfliktus természetét és hátterét. Részletes tájékoztatást ad a mediációról - jogi és etikai hátteréről, a menetéről és válaszol a felek kérdéseire.

Az előkészítés végén a felek egyeztetik az első mediációs ülés időpontját.

Egy mediációs ülés időtartama általában 2.5-3 óra. A teljes folyamat jellemzően 2-6 ülésből áll. Ez hosszúnak tűnhet, de a konstruktív párbeszéd kialakulásához időre van szükség. Az első ülésen minden résztvevőnek lehetősége van arra, hogy megszakítás nélkül elmondja a saját álláspontját. Ezt követően közösen meghatározzák a felek a megvitatandó kérdések körét. Ezeket egyesével megbeszélik. A mediátor mindvégig biztosítja a kiegyensúlyozott és biztonságos kereteket.

A felek a mediáció során közösen jutnak el ahhoz a megegyezéshez, amelyik mindannyiuk számára működőképes. Nem mindig formális megállapodásról van szó, gyakran ez egy együttműködési vagy továbbhaladási irány,

A felek kérésére a mediátor a megállapodást írásba foglalja.

Igény esetén a megállapodást követő egy-két hónap elteltével a felek a mediátorral közösen megbeszélik a tapasztalatokat és az esetlegesen felmerülő kérdéseiket.